EN LA CREACIÓN DE LAS TRD SE CONTEMPLAN CUATRO ETAPAS:

1.INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN:

1. Compilación de la información institucional.

2. Entrevista con los productores de los documentos de la institución.

2.ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA.

1. Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental, y el resultado del análisis de los manuales e procedencia.

2. Valoracióny selección Documental; y la encuesta de Estudio Unidad Documental.

3.ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TRD

1. Elaboración de la propuesta de las TRD.

2. Presentación y aval de la propuesta de TRD mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad.

3. Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de documentos o a la instancia correspondiente, para el estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en elaboración.

4. Si la instancia competente hace observaciones a las TRD presentadas, la entidad esta obligada a atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, para su aplicación.

4.APLICACIÓN

1. Una vez elaborada y aprobadas las TRD debe hacerce su difunción indicando.

. Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.

. Instructivo para su aplicación.

. Normas para la organización de los Archivos de Gestión en concordancia con las TRD de cada oficina.