PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS  

 1. Se elaborara por parte de la Sección de Archivo y Correspondencia un Cronograma de transferencia acorde con la Tabla de Retención Documental de cada dependencia , estableciendo las fechas para la Transferencia de aquellas series documentales que han cumplido su retención en el Archivo de Gestión.

2. Cada una de las oficinas productoras organizara los Archivos de Gestión de acuerdo a la Tabla de Retención Documental. Las carpetas se rotularan según las series y subseries de la oficina productora y al interior de ellas se Dispondrán de acuerdo a los principios de procedencia (oficina productora) y Orden original (cómo se van generando los documentos). Las series y Subseries, deben ir organizadas alfabéticamente reflejando el documento con la fecha más antigua al principio y la fecha más reciente se encontrara al final de la misma.

3. Se realizara limpieza al los documentos: Retirar copias, fax, documentos resumen, borradores, ganchos, clips, detectar biodeterioro (hongos,microorganismos).

4. Luego de tener dispuesta cada una de las series y subseries en sus respectivas unidades de conservación, se procederá a foliar los tipos documentales que la conforman.

5. Para el envío tenga en cuenta diligenciar los siguientes documentos:

• Solicitud de Transferencia primaria (Memorando, Correo Electrónico, Comunicación oficial) 

• Inventario Único Documental

• Tabla de retención Documental

6. Las Series o Subseries se dispondrán para su traslado al Archivo Central, Según el cronograma establecido para las Transferencias.

7. El traslado físico de documentos debe hacerse y gestionarse en cada oficina productora.

8. El encargado de custodiar los documentos en el Archivo de Gestión deberá verificar que series han cumplido su tiempo de retención.

9. Una vez verificada las series y subseries transferida al Archivo central, se hará devolución del inventario firmado y aprobado por parte del archivo.